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Skill Management – Mitarbeiter strategisch weiterbilden

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Skill Management bezeichnet die systematische Erfassung und Planung der Kompetenzen von Mitarbeitern einer Abteilung. In kleineren Organisationen hat ein Manager den Kenntnisstand seiner Mitarbeiter eventuell noch im Blick. Ab einer gewissen Größe ist ein strukturiertes Vorgehen sinnvoll.

Dabei muss sich ein Service Manager vor allem mit zwei grundlegenden Fragen beschäftigen, welche die beiden Teilbereiche des Skill Managements darstellen:

  • Welcher Mitarbeiter hat welches Kompetenzniveau bezüglich der Betreuung einer Technologie (eines Maschinentyps) erlangt?
  • Welcher Mitarbeiter soll in welchen Bereichen in welchem Zeitrahmen weiterentwickelt werden?

Was ist das Ziel des Skill Managements?

Es dient dazu, die Struktur der installierten Basis zu erfassen, den Bedarf für einzelne Technologien zu definieren und daraus abzuleiten, wie man sich aufstellen muss, um die installierte Basis optimal zu bedienen. Wie immer dreht sich also alles darum, Angebot und Nachfrage in Einklang zu bringen.

Dies kann ein Service Manager oder Dispatcher eventuell bei einer 10 Techniker umfassenden Mannschaft ganz gut aus dem Bauch heraus leisten. Bei einer größeren Gruppe gestaltet sich das jedoch zunehmend schwieriger und dann ist ein systematisches Skill Management unerlässlich. Bedenken Sie auch, dass Service Manager und/oder Dispatcher das Unternehmen unter Umständen verlassen oder aufgrund des Wachstums ein zweiter Dispatcher/Planer eingestellt werden muss. In diesem Fall sollten sich neue Manager oder Dispatcher ebenfalls einfach und schnell über den Kenntnisstand der Mitarbeiter informieren können.

Darüber hinaus ist es mit einem effektiven Skill Management besser möglich, zusätzliche Investitionen in den Servicebereich bei seinen Vorgesetzten durchzusetzen. Es ist mit diesem strukturierten Vorgehen erheblich leichter, Kompetenz- und Kapazitätslücken in der eigenen Mannschaft sichtbar zu machen, die auch mit gängigen Schulungsmaßnahmen nicht geschlossen werden können. Das ist sehr nützlich, wenn Sie Ihre Mannschaft mit zusätzlichen Technikern verstärken wollen. Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten werden sich Entscheider nicht ausschließlich auf das Bauchgefühl eines Service Managers verlassen wollen.

Wie funktioniert Skill Management?

Zunächst wird typischerweise eine Skill Matrix erstellt. Das ist eine tabellarische Übersicht über den aktuellen Stand der Kompetenzen und den Zielzustand im Betrachtungszeitraum (typischerweise das Kalenderjahr, da die Planung von Trainings auch Bestandteil der Jahresgespräche mit den Technikern sind). Eine solche Skill Matrix könnte ungefähr so aussehen, muss aber natürlich für die jeweilige Organisation passend selbst definiert werden:

In erster Linie wollen wir in der Skill Matrix natürlich technische Fähigkeiten erfassen: Welcher Techniker kann welche Maschine betreuen? Es können aber natürlich ebenso auch weitere Fähigkeiten erfasst werden. Zum Beispiel die Fähigkeit Applikationssoftware zu bedienen. Auch Soft Skills können Gegenstand der Betrachtung sein. Dabei dreht es sich dann meist um Fähigkeiten im Bereich Konfliktmanagement oder Weiterbildungen von Technikern im Vertriebsbereich.

Beispiel für eine Skill Matrix

Wieviel Zeit nimmt das Skill Management typischerweise in Anspruch?

Es ist üblich, im Rahmen eines ganzen Jahres zu planen. So kann zum Beispiel am Ende des Geschäftsjahres der IST-Zustand erfasst werden und im Mitarbeitergespräch, die Ziele für das kommende Jahr besprochen werden. Die Erfolgskontrolle und Statusanpassung sollte zumindest einmal im Quartal erfolgen. Dann wird es Zeit, die Skill Matrix zu aktualisieren und zu prüfen, ob Zwischenziele planmäßig erreicht wurden.

Worauf sollten Sie dabei achten?

  • Die Ziele für Ihre Mitarbeiterentwicklung sollten nicht allein durch den Service definiert werden. Stattdessen sollten Sie sich eng mit dem Vertrieb abstimmen und deren aktuelle Verkaufsprognosen einbeziehen. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, wie sich die installierte Basis entwickeln wird, die von Ihren Technikern bedient werden muss. Eventuell werden auch neue Maschinen eingeführt. In diesem Fall müssen Sie wissen, wann und wie viele Mitarbeiter Sie auf die entsprechenden Typen ausbilden müssen.
  • Das Skill Management muss auch engmaschig mit dem Career Management verknüpft werden. Wenn dort geregelt ist, dass man bspw. zwei Technologien auf Expertenlevel beherrschen muss, um in die höchste Gehaltstufe aufzusteigen – dann sollte das mit den Kriterien im Skill Management messbar und bewertbar sein. Ansonsten führt dies immer wieder zu Diskussionen, warum einzelne Mitarbeiter nicht die nächste Gehaltsstufe erreichen.
  • Vorgehen und Matrix sollten mit Betriebsrat abgestimmt werden, da es um eine Art Performance und Erfolgsmessung von Mitarbeitern geht und der Betriebsrat typischerweise verschnupft reagiert, wenn er bei solchen Themen nicht abgeholt wurde und das Vorgehen im Worst Case torpediert.

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