Coverbild Preisverhandlungen mit Servicepartnern

So bezahlen Sie niedrigere Preise bei Ihren Servicepartnern!

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Immer mehr Unternehmen lagern Teile der Erbringung Ihrer Serviceleistungen an Externe aus. Es ist für den wirtschaftlichen Erfolg dabei essenziell, in Preisverhandlungen mit Partnern nicht den Kürzeren zu ziehen. 

Der Dienstleistungseinkauf ist bei den meisten Firmen im Service noch nicht optimal organisiert. In der Regel hinkt man in Bezug auf den Bereich des direkten Materials in Sachen Professionalität noch hinterher. Nichtproduktionsmaterial hat in den Unternehmen einkaufsseitig erst in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Obwohl der Anteil von Nichtproduktionsmaterial im Hinblick auf das Einkaufsvolumen ebenso bedeutsam ist.

Welche Trends sind in Bezug auf das Partnermanagement im Service und After-Sales erkennbar?

Die Auslagerung von einfachen Tätigkeiten ist im Servicebereich bei immer mehr Unternehmen zu beobachten. Viele Akteure verfolgen das Ziel, sich stärker auf die eigenen Kernkompetenzen fokussieren zu können. Ausreichend ausgebildete Techniker zu finden, um den gesamten Workload selbst abzuarbeiten, wird immer schwieriger. Das Personalproblem betrifft dabei aber natürlich auch die Dienstleister selbst, weshalb häufig auf Arbeitskräfte aus Osteuropa zurückgegriffen wird. Es ist ein zunehmender Trend erkennbar, Werkverträge bei der Beauftragung von Servicedienstleistungen abzuschließen. Für den Auftraggeber ergibt sich dadurch eine bessere Planbarkeit der Kosten.

Werkverträge sind Dienstleistungsverträgen vorzuziehen

Im Rahmen eines Werkvertrages schuldet die Fremdfirma dem Auftraggeber die Erstellung eines bestimmten Gewerkes bzw. einen bestimmten Erfolg. Die Vergütung richtet sich dabei ausschließlich nach dem Ergebnis der erbrachten Leistung und nicht nach Stundensätzen. Der Auftragnehmer trägt das Risiko und haftet bei Nichterfüllung.

Die größte Herausforderung ist dabei, das erwartete Ergebnis so genau wie möglich zu definieren. Je größer das Leistungsspektrum - beispielsweise aufgrund eines großen Maschinenportfolios - desto schwieriger ist die Definition des Ergebnisses, da sehr unterschiedliche Varianten abgedeckt werden müssen. Werkverträge bieten Ihnen ein geringeres Risiko und ermöglichen eine bessere Kostenkalkulation. Prüfen Sie dabei regelmäßig nach einem Jahr die Preise und berücksichtigen Sie die Lernkurve des Anbieters. Denn die Dienstleister werden immer besser in der Erbringung ihrer Services. Tracken Sie auch weiterhin, wie lange der Dienstleister für die Durchführung einer bestimmten Tätigkeit benötigt.

Beim Dienstleistungsvertrag schuldet die Fremdfirma dem Auftraggeber hingegen lediglich die Erbringung einer bestimmten Dienstleistung. Es wird also nach Stunden abgerechnet, unabhängig von der benötigten Erbringungsdauer. Das Risiko liegt daher beim Auftraggeber.

Wie kann ich ein gutes Partnernetzwerk aufbauen?

Es existiert eine Vielzahl an Servicedienstleistern auf dem Markt. Sie unterscheiden sich untereinander vor allem in ihrer Größe. Häufig handelt es sich aber um kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern. Man kommt deshalb wahrscheinlich nicht umhin, eine Multi-Supplier-Strategie zu fahren. Dadurch gerät man auch nicht in Gefahr, sich zu sehr von einem einzigen Partner abhängig zu machen.

Die Erfahrung zeigt, dass das Onboarding neuer Dienstleister leichter fällt, wenn man mit einfachen und abgrenzbaren Tätigkeiten startet. Man sollte dennoch vorher abklären, wie skalierbar die Kapazitäten des Partners sind, bevor man eine Entscheidung fällt.

Offizielle Ausschreibungen auf Basis eines definierten Leistungskatalogs sind von Vorteil

Durch offizielle Ausschreibungen erhält man eine höhere Markttransparenz hinsichtlich wettbewerbsfähiger Preise. Durch die Vorgabe eines Angebotstemplates mit den einzelnen Leistungsbestandteilen ist auch die Vergleichbarkeit bei der Auswertung der Angebote einfacher. Ausschreibungen sind aber nicht nur aus kaufmännischer Sicht interessant. Der Dienstleister investiert auch mehr in die gegenseitige Zusammenarbeit, wenn er sich regelmäßig beweisen und seinen Herausforderern stellen muss.

Schattenkalkulationen bieten eine bessere Verhandlungsposition

Unter einer Schattenkalkulation versteht man eine Methode der Kostenanalyse, bei der auf Basis von Benchmarks und Erfahrungswerten die verschiedenen Kostenbestandteile nachkalkuliert werden (beispielsweise die Zusammensetzung des Stundensatzes eines Lieferanten). Man kann dadurch die Kostenstrukturen des Lieferanten nachvollziehen. Vor allem in schwierigen Verhandlungen kann dies von Vorteil sein und eine bessere Verhandlungsposition bieten.

Durch die Konfrontation des Lieferanten mit der eigenen Kalkulation gelingt es häufig, unnötige Prozesse und Vorgaben aufzudecken, die der Dienstleister bereits seit vielen Jahren in dieser Weise ausführt. So ist es möglich, die Kosten für die gemeinsame Dienstleistung zu senken. Manchmal können Sie einen Partner auch nur durch eine Schattenkalkulation dazu bringen, die eigene Kalkulation offenzulegen. Letzteres ist ebenfalls ein sinnvolles Ziel im Rahmen einer Verhandlung.

Arbeiten Sie mit vorgegebenen Templates!

Geben Sie die Leistungen vor und der Dienstleister teilt Ihnen seinen Preis mit, zusammen mit dem zeitlichen Aufwand, den er einkalkuliert. Dadurch bietet sich eine hervorragende Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote. Das hilft insbesondere auch dem Fachbereich dabei, den kalkulierten Aufwand mit den eigenen Einschätzungen abzugleichen. Manchmal sind die entsprechenden Maschinentypen allerdings zu komplex und die Anzahl der unterschiedlichen Module macht es schwierig, für jede Variante einen passenden Modulpreis zu definieren.

Langfristige Verträge sind von Vorteil

Stundensätze steigen kontinuierlich, daher ist es empfehlenswert auf langfristige Verträge zu setzen. Im Idealfall, ohne dabei Abnahmeverpflichtungen abzuschließen.

Die Gestaltung der Ausschreibung ist entscheidend

Zunächst müssen Sie sich überlegen, welche Dienstleistungen Sie sinnvollerweise an einen externen Servicepartner auslagern möchten und diese dann so detailliert wie möglich in Form eines Lastenheftes definieren. Erfolgsentscheidend ist hier eine gute Zusammenarbeit von Einkauf und Fachbereich. Anschließend sollte eine Liste möglicher Partner erstellt werden.

Auch hier ist die Zustimmung des Fachbereiches wichtig. Denn nur dadurch können Sie sicherstellen, nicht nur den aus kaufmännischer Sicht passenden Anbieter zu finden, sondern auch die fachlichen Anforderungen mit Ihrer Entscheidung berücksichtigt zu wissen. Nachdem Sie die Angebote Ihrer möglichen Partner eingeholt haben, empfiehlt sich zur objektiven Beurteilung derselben eine einfache Nutzwertanalyse, um das Bauchgefühlt rational zu untermauern.

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