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Organisieren Sie Geschäftsreisen und Außendiensteinsätze effizienter!

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Geschäftsreisemanagement ist die Kunst alles unter einen Hut zu bringen: Kosten- und CO2-Reduktionen, Effizienz vor, während und nach der Reise sowie den Komfort und die Sicherheit der Reisenden. – ein Gastbeitrag von Katharina Riederer

Die COVID-19 Pandemie hat uns geholfen Reiseaktivitäten zu identifizieren, die auch durch eine Videokonferenz ersetzt werden können. Zweifellos gibt es keine wirkungsvollere Maßnahme, um Reisekosten und den damit einhergehenden CO2-Fußabdruck zu reduzieren.

Serviceorientierte Unternehmen und Serviceabteilungen können ihre angebotenen Dienstleistungen allerdings oft nur in Verbindung mit Reiseaktivitäten ausführen: Für Services wie Installationen, Wartungen oder Reparaturen benötigt es vor Ort Fachexperten/-innen mit Spezialwerkzeug. Bei Beratungseinsätzen geht es hingegen in der Regel darum, generelle Lösungsansätze auf kulturelle Feinheiten des Kundenunternehmens maßzuschneidern. Kultur lässt sich jedoch nur schwer über punktuelle, virtuelle Interaktionen erleben. Mit der physischen Nähe zum Kunden wird zudem das Fundament für eine Beziehung geschaffen, die über den geschäftlichen Nutzen hinausgeht. Deshalb ist der persönliche Kontakt häufig unerlässlich.

Welche Faktoren sind im Travel Management zu berücksichtigen?

Ein Teil der Geschäftsreisen und Feldeinsätze muss auch während einer globalen Pandemie weiterhin stattfinden, um den Betrieb am Laufen zu halten. Diese Reisetätigkeiten sind für Unternehmen mehr als nur ein zusätzlicher Kostenblock in der Bilanz.

Die Unternehmenskultur spiegelt sich nämlich auch auf Geschäftsreisen und Außendiensteinsätzen wider, auch wenn die Mitarbeitenden ihre Zeit außerhalb des Firmengeländes verbringen. Insbesondere das Wertschätzungs- und Freiheitsgefühl der Mitarbeitenden wird maßgeblich dadurch geprägt, wie im Unternehmen geschäftlich verreist wird. Kann ich ein Hotel auswählen, das meine individuellen Bedürfnisse bedient? Mit welchem administrativen Aufwand ist eine Geschäftsreise verbunden? Nehme ich eine Wertschätzung meines Arbeitgebers für Abstriche wahr, die ich im privaten Leben hinnehme, um geschäftliche Reisen zu ermöglichen?

Genauso individuell wie die Bedürfnisse der Reisenden, sind auch die Rahmenbedingungen, unter denen eine Reise stattfindet. Geschäftsreisen und Feldeinsätze unterliegen einem stark schwankenden und schwer zu prognostizierenden Reisemarkt. Laut DER Touristik sind Hotelpreise in Amsterdam in Folge der Pandemie beispielsweise um mehr als 50 Prozent eingebrochen. Dazu kommt, dass die individuellen Anforderungen jedes Kunden, sich auch in der Reisegestaltung widerspiegeln. Muss ich um 9 Uhr morgens die Wartung beim Kunden beginnen, kann eventuell sogar eine Anreise am Vortag notwendig sein?

Wie können Sie Geschäftsreisen und Außeneinsätze besser gestalten?

Reiserichtlinien können ein wirkungsvolles Instrument darstellen, um Reisekosten und den damit einhergehenden CO2-Fussabdurck einzudämmen. Wie in jedem anderen Managementbereich führt allerdings eine Überspezifizierung von Richtlinien dazu, dass diese in der Praxis nicht anwendbar sind. Wird die Preisvolatilität des Marktangebots nicht adäquat in den Reiserichtlinien abgedeckt, so können diese nur in einem Bruchteil der Buchungen überhaupt eingehalten werden.

Setzen Sie keine Preisgrenzen!

Dies hat einen psychologischen und einen marktwirtschaftlichen Grund. Eine Preisgrenze kann man mit der Geschwindigkeitsgrenze für Autofahrer vergleichen. Wenn ich 50 km/h schnell fahren darf, dann werde ich meine Geschwindigkeit sicherlich nicht auf 40 km/h begrenzen. Wenn ich hingegen erst ab einer Geschwindigkeit von 60 km/h mit einem Bußgeld rechnen muss, dann schmerzt es mich auch nicht, 59 km/h schnell zu fahren. Ähnliches Verhalten kann auch in Bezug auf Preisgrenzen für Geschäftsreisebuchungen v.a. für große und entsprechend anonyme Organisationen beobachtet werden.

Zudem werden Obergrenzen für Hotelkosten pro Nacht von Reisenden nicht als weisend wahrgenommen, wenn diese Obergrenzen in vielen Fällen keinen adäquaten Referenzwert darstellen. Dies ist allerdings mit einer statischen Obergrenze unvermeidbar, da Preise nicht nur von Ort zu Ort, sondern wegen Messen und anderer Großveranstaltungen auch innerhalb eines zeitlichen Rahmens stark schwanken.

Tauschen Sie sich mit Konkurrenzunternehmen aus!

Es mag sich erst einmal kontraproduktiv anhören sich unter Konkurrenten zu unterstützen. Gehen Sie dem allerdings als Geschäftsreisemanager nicht nach, verspielen Sie Synergieeffekte, die sogar konkurrierende Großkonzerne gemeinsam nutzen. Es geht hierbei nicht nur um einen Erfahrungsaustausch, sondern vor allem darum, Skaleneffekte zu nutzen. Wie in jeder anderen Einkaufsabteilung sollten Sie auch im Geschäftsreisemanagement von einer gemeinsamen Interessensvertretung vor Anbietern wie Reisebüros und Buchungsplattformen Gebrauch machen. Ein höheres Gewicht Ihrer oft industriespezifischen Interessen können Sie bei diesen Anbietern nur gemeinsam erreichen.

Pflegen Sie einen engen Kontakt mit Ihren Geschäftsreisenden!

Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Reiserichtlinien und Ihre IT-Systemlandschaft die individuellen Bedürfnisse der Reisenden abdecken. Machen Sie sich diesen Austausch zur Routine. Nehmen Sie Veränderungen vor, die auf Stimmen der Betroffenen und nicht nur auf den Vorstellungen des Managements beruhen. So können Sie das effektivste Geschäftsreiseprogramm für Ihr Unternehmen gestalten und auch Außendiensteinsätze im Service sinnvoller umsetzen.

Wie beziehe ich die Marktschwankungen und individuellen Bedürfnisse der Reisenden mit ein?

Die größte Herausforderung im Geschäftsreisemanagement ist es, die Marktdynamiken sowie individuelle Bedürfnisse der Reisenden mit statischen Reiserichtlinien abzudecken. Umfangreichere Reiserichtlinien verkomplizieren die Geschäftsreisebuchung für den Reisenden proportional zur Komplexität der Marktdynamiken. Einen simplen Mechanismus bietet hingegen die Belohnung/Incentivierung von kostengünstigem und umweltfreundlichem Reiseverhalten.

Ausschlaggebend für die Incentivierung ist ein Benchmark-Verhalten basierend auf historischen Reisedaten. Entscheidet sich ein Mitarbeitender für eine kostengünstigere und/oder umweltfreundlichere Option, so kann dieser entweder mit einem statischen Incentive oder direkt mit einem Anteil der Ersparnis belohnt werden. Der Mitarbeitende fühlt sich hierdurch nicht nur direkt vom Geschäftsreisemanagement einbezogen, sondern auch in die Lage einer privaten Reisebuchung versetzt. Geschäftsreisende gehen folglich mit den Ressourcen des Unternehmens ähnlich um, wie mit ihren eigenen Ersparnissen.

Über die Autorin

Portrait Katharina Riederer

Katharina Riederer ist Mitbegründerin & CEO von Pointless Travel. Ihre Vision mit Pointless Travel ist es, einen Umbruch zu bewussteren und nachhaltigeren Geschäftsreisen in der heutigen vernetzten Welt zu bewirken. Durch ihre Software werden Geschäftsreisende dazu befähigt bewusstere Entscheidungen zu treffen und somit Ihre Arbeitgeber dabei zu unterstützen, Kosten sowie den CO2-Fußabdruck zu reduzieren. Auf die Idee zu Pointless Travel kam sie, als sie während ihrer Karriere als Strategieberaterin bei Roland Berger ein Sabbatical einlegte und über die heutige Geschäftsreisephilosophie reflektierte. Bevor sie in die Strategieberatung ging, studierte Katharina Maschinenbau an der ETH Zürich und der University of Michigan und war als Projektleiterin bei der studentischen Unternehmensberatung ETH juniors tätig

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